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Che cos’è la gestione documentale?

La Gestione Documentale o Document Management, è il processo di gestione dei documenti.

Questo può comportare un sistema integrato che comporta la creazione, revisione, condivisione, memorizzazione, tracking elettronico e il recupero, la distribuzione, analisi, comunicazione, amministrazione e persino distruzione delle immagini digitali dei documenti cartacei e di altre forme di informazione.

Un sistema di gestione dei documenti permette di memorizzare i dati, informazioni e documenti in formato elettronico. Un Electronic Document Management System (EDMS) offre facilità di gestione di tutti i vostri documenti, immagini digitalizzate, ecc, attraverso software e hardware.

Un buon numero di aziende ora fornire una gamma di prodotti per la gestione di documenti e informazioni e servizi, adatti a una società, gruppi o organizzazioni di qualsiasi dimensione, dalle imprese commerciali ai dipartimenti governativi.

Un Document Management System o DMS di solito comprende i seguenti componenti:

• Imaging: la scansione di documenti cartacei.
• Indicizzazione: categorizzazione dei documenti utilizzando i tag o parole chiave appropriate.
• Conservazione: la creazione di versioni elettroniche dei documenti in un database, di solito in forma di immagine, ma forse anche un OCR (Optical Character Recognition), versione per consentire per la ricerca di testo del documento.
• Conversione: convertire i documenti da un formato elettronico ad un altro (ad esempio Microsoft Word in PDF).
• Recupero: il recupero di documenti in un semplice metodo, se necessario.
• Distruzione: eliminazione o distruzione di documenti, se necessario.