Il concetto di un ufficio senza carta può sembrare un fenomeno futurista. Si tratta di un luogo di lavoro dove la maggior parte delle informazioni viaggia per via elettronica.

Niente più carta, tutto è immagazzinato in un PC! Ma questo concetto è ormai una realtà?

Nell’articolo “il cammino verso il paperless office” di Carrie Rivera pubblicato su Industrial Trend Office Solutions c’era una cosa divertente, l’autore ha detto che grazie alla combinazione di scanner desktop di piccole dimensioni con scanner ad alta velocità della rete, il vostro ufficio ha il potenziale per diventare privo di supporti cartacei, il che consente di estrarre i documenti con uno schiocco delle dita così come archiviarli elettronicamente.

In un’articolo “ufficio senza carta” si scrive, «Ora, però, noi crediamo fermamente di aver raggiunto un punto in cui il paperless office può diventare realtà, anche per coloro che non credono di avere competenze con il computer. Avendo messo in atto queste tecniche su me stesso, posso dire che ho vissuto una libertà ritrovata.”

Quando pensiamo a un ufficio senza carta, prevediamo un modo efficiente per condurre gli affari – qualcosa che non comprometta la qualità e faccia risparmiare tempo e fatica da parte nostra. Un’altra cosa è che tutti i documenti dell’uffice siano a portata di mano. Puoi portare con te i carichi di lavoro e i documenti, ma una volta ottenuto un vero ufficio senza carta, si può mettere tutto nella borsa e portarlo in qualsiasi parte del globo. Si può anche salvare una fortuna. È possibile tagliare le spese su carta, inchiostro e spazio per archiviazione!

Un altro punto cruciale che preoccupa le persone è la sicurezza. I documenti di business sono la linfa vitale di ogni azienda. Devono essere garantiti e custoditi. Analizzando le minacce alla sicurezza, due rischi devono essere evitati. In primo luogo – il rischio di furto, e il secondo – il rischio di perdere fisicamente i dati.

Il primo rischio può essere risolto con l’utilizzo di un software speciale. Dovete prendere un esperto per questo, perché questo davvero conta. Il secondo rischio può essere evitata anche grazie al backup. Noioso come potrebbe sembrare, ma è un “must” da fare.

Nell’articolo “paperless office – mito o realtà?” si dice: “Gli esperti hanno previsto negli ultimi trenta anni il concetto di ufficio senza carta. Eppure la ricerca da un libro di recente pubblicazione, Il mito del paperless office, indica che l’utilizzo della carta è aumentato e che questo aumento è dovuto all’introduzione di nuove tecnologie digitali. ”

Per quanto mi riguarda, non possiamo eliminare il 100% della carta. Noi siamo ancora una società basata sulla carta. La transizione avverrà gradualmente, e siamo al punto di sostenere la transizione. Mentre siamo in questa fase, dobbiamo ottenere il miglior uso dal cartaceo e dai media digitali.