La chiave di volta per ottenere un buon sistema di ufficio automatizzato è la capacità di convertire le informazioni stampate in dati elettronici. Applicazioni di elaborazione dei documenti sono necessarie per acquisire dati e indice con precisione ed efficienza e quindi per colmare questa lacuna.

Questa capacità può essere migliorata con l’integrazione del riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). In questo modo, i dati estratti vengono usati per indicizzare e salvare il documento nell’applicazione di gestione dei documenti.

Il riconoscimento dei documenti e la classificazione intelligente è fondamentale, ad esempio per gestire un contratto con un fornitore di merci.

La procedura di consegna e ricezione potrebbe funzionare così:

  • Quando un ordine viene ricevuto da parte di un cliente, viene emessa una nota spedizione con la descrizione del prodotto, le quantità, il peso e il codice
  • Al momento della consegna, la nota è firmata dal cliente insieme alla bolla per merce ricevuta che elenca in dettaglio le merci effettivamente consegnate

I problemi sorgono se i beni sono danneggiati, smarriti o consegnati in modo frammentario, come si può verificare dalle discrepanze tra la nota di spedizione e la bolla per merce ricevuta del cliente.

Il sistema è stato impostato in modo che questi documenti possono essere letti automaticamente, in modo che gli oggetti della consegna siano corrispondenti con gli oggetti nella spedizione di consegna della società.

Dopo ogni spedizione, note di consegna, bolle per merce ricevuta e qualsiasi altra consegna/ricezione dei documenti, che vengono sottoposti a scansione da parte del fattorino presso uno dei depositi dell’azienda.

Affrontare gli stili del documento e i formati diversi

Il sistema della società è configurato per riconoscere ogni intestazione e piè di pagina, in modo da poter leggere le righe con il codice di ogni articolo e la quantità. Questo processo è reso complesso perché ogni cliente usa un diverso stile di documento, formato e layout. Inoltre, ci possono essere bolle multiple per una sola spedizione – in genere quando una sola spedizione va a diversi siti di clienti.

Tuttavia, una volta che il software OCR è stato configurato correttamente per leggere le righe nei diversi stili del documento, la lettura accurata di forme è elevata – andando dall’85% al 90%. Una soglia può essere impostata dagli utenti in modo che qualsiasi documento che scende al di sotto di un certo livello (ad esempio 80%) venga inserito manualmente. Quindi, qualsiasi documento che può essere letto con precisione inferiore al 80% è segnalato per l’indicizzazione manuale. Tutto ciò che di sopra di questo valore viene salvato automaticamente.

Il sistema automaticamente consolida questo processo di corrispondenza tra i vari documenti e le voci nell’ordine originale, e archivia tutti i documenti nella cartella e nell’ordine appropriato.

Emissione automatica della fattura

Qualsiasi differenza viene automaticamente segnalata e valutata. Questo genera una modifica della fattura di vendita rilasciata al cliente, che a sua volta riduce i giorni di debito della società, facendo in modo che la fattura di vendita corrisponda alla bolla di consegna del cliente.

In caso di discrepanze o ritardi nei pagamenti, il personale ha accesso online a tutte le informazioni memorizzate nelle cartelle dell’ordine.