Gestione Documentale

Avete mai immaginato di avere più di 24 ore al giorno per poter fare tutte le vostre cose? Tra lavoro e responsabilità familiari può essere difficile destreggiarsi e trovare tempo per tutto.

Alcuni hanno previsto che, nel 21° secolo, la maggior parte dei lavori potrebbe essere fatta nell’ambito di organizzazioni virtuali e uffici senza carta. Alcuni addirittura hanno affermato che la settimana lavorativa scenderebbe a 35, o anche a 30 ore e che il troppo tempo libero porebbe diventare un problema. Ma la maggior parte di noi è ben lontana da questo stato di cose, vero? In realtà per esempio, nel corso degli ultimi venticinque anni gli americani hanno trascorso sempre più tempo al lavoro e questo fenomeno continua ad aumentare. Il nostro mondo sembra essere più veloce ad accelerare in anticipo il nostro livello di comfort e a creare effetti come stress, stanchezza e altri problemi di salute, solo per citarne alcuni. Negli affari, la costante pressione per ridurre i costi e fare di più con meno, spesso lascia i lavoratori in un ciclo senza fine di superlavoro e di sovraffaticamento che colpisce, in ultima analisi, la produttività e l’efficienza dell’intera organizzazione.

Qual è la soluzione? La gestione del tempo può aiutare. O meglio, un uso più efficace del tempo può aiutare. Se ci pensate bene, non dobbiamo davvero gestire il tempo bensì noi stessi e le 24 ore che ogni giorno ci vegono date. Avendo a disposizione strumenti e supporto, siamo in grado di gestire meglio noi stessi e le scelte che facciamo.

Suggerimenti per la gestione dell’uso del tempo

1. Date un’occhiata a DOVE trascorrere il vostro tempo. Può sembrare strano, ma consigliamo di prendere nota dei propri impegni in un calendario. Prova a tracciare le attività e i loro tempi per la prossima settimana e vedere come va effettivamente. Diventare più consapevoli su come si utilizza il tempo può aiutare a identificare le opportunità di cambiamenti che potrebbero alleviare le pressioni del tempo.
Chiedetevi: dove va il tempo? C’è un cambiamento che posso fare, per passare il tempo in modo più saggio?

2. DISTINZIONE TRA importante e urgente. Se si hanno 25 attività per un dato giorno, quante di queste si ha veramente bisogno di fare? Un ottimo modo è tentare di assegnare delle priorità alla vostra lista “da fare”, magari su base numerica (1 – poco importante, 10 – importantissimo) valutando due fattori ben precisi, l’importanza e l’urgenza. Si tratta di un approccio semplice e diretto per determinare importanza vs urgenza al momento di pianificare le vostre attività. La maggior parte delle volte, il concentrarsi sulle cose che sono importanti piuttosto che su quelle urgenti, si traduce in una maggiore efficacia.
Chiedetevi: Cosa ha veramente la priorità?

3. Pianificare il lavoro, SEMPRE. Vi è un costo in tempo e energia associato a lavorare in un modo confusionario senza un piano. in ogni lavoro c’è sempre bisogno di flessibilità, ma un piano preciso vi aiuterà a mantenere la messa a fuoco sugli obiettivi e misurare meglio i progressi.
Chiedetevi: Ho pianificato il mio lavoro in modo chiaro?

4. Perdere tempo. Il tempo perso non potrà mai essere recuperato. Alcuni esempi … navigare in internet, scrivere e leggere e-mail, chattare con i colleghi, andare in cerca di cose, e parlare al telefono. Alcune idee per ridurre lo “zapping” tra queste attività mangia-tempo sono:  programmare un momento o più momenti della giornata per le telefonate e le e-mail, organizzarsi in modo di non sprecare tempo alla ricerca di strumenti e documenti, utilizzare un servizio Internet di calendario / promemoria per tenere traccia di date importanti o eventi.
Chiedetevi: che cosa posso fare per eliminare perdite di tempo?

Come ha detto qualcuno “La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che il pilota sei tu.”