• Ridurre le spese generali amministrative
• Migliorare la visibilità aziendale
• Ridurre errori di fatturazione, controversie e ritardi
• Aumentare il flusso di cassa riducendo al minimo i giorni di debito
• Migliorare il servizio clienti
• Migliorare l’immagine aziendale

Questa capacità può essere migliorata con l’integrazione del riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). In questo modo, i dati estratti vengono usati per indicizzare e salvare il documento nell’applicazione di gestione dei documenti.

Il riconoscimento dei documenti e la classificazione intelligente è fondamentale, ad esempio per gestire un contratto con un fornitore di merci.

La procedura di consegna e ricezione potrebbe funzionare così:

• Quando un ordine viene ricevuto da parte di un cliente, viene emessa una nota spedizione con la descrizione del prodotto, le quantità, il peso e il codice
• Al momento della consegna, la nota è firmata dal cliente insieme alla bolla per merce ricevuta che elenca in dettaglio le merci effettivamente consegnate

I problemi sorgono se i beni sono danneggiati, smarriti o consegnati in modo frammentario, come si può verificare dalle discrepanze tra la nota di spedizione e la bolla per merce ricevuta del cliente.

Il sistema è stato impostato in modo che questi documenti possono essere letti automaticamente, in modo che gli oggetti della consegna siano corrispondenti con gli oggetti nella spedizione di consegna della società.

Dopo ogni spedizione, note di consegna, bolle per merce ricevuta e qualsiasi altra consegna/ricezione dei documenti, che vengono sottoposti a scansione da parte del fattorino presso uno dei depositi dell’azienda.

Affrontare gli stili del documento e i formati diversi

Il sistema della società è configurato per riconoscere ogni intestazione e piè di pagina, in modo da poter leggere le righe con il codice di ogni articolo e la quantità. Questo processo è reso complesso perché ogni cliente usa un diverso stile di documento, formato e layout. Inoltre, ci possono essere bolle multiple per una sola spedizione – in genere quando una sola spedizione va a diversi siti di clienti.

Tuttavia, una volta che il software OCR è stato configurato correttamente per leggere le righe nei diversi stili del documento, la lettura accurata di forme è elevata – andando dall’85% al 90%. Una soglia può essere impostata dagli utenti in modo che qualsiasi documento che scende al di sotto di un certo livello (ad esempio 80%) venga inserito manualmente. Quindi, qualsiasi documento che può essere letto con precisione inferiore al 80% è segnalato per l’indicizzazione manuale. Tutto ciò che di sopra di questo valore viene salvato automaticamente.

Il sistema automaticamente consolida questo processo di corrispondenza tra i vari documenti e le voci nell’ordine originale, e archivia tutti i documenti nella cartella e nell’ordine appropriato.

Emissione automatica della fattura

Qualsiasi differenza viene automaticamente segnalata e valutata. Questo genera una modifica della fattura di vendita rilasciata al cliente, che a sua volta riduce i giorni di debito della società, facendo in modo che la fattura di vendita corrisponda alla bolla di consegna del cliente.

In caso di discrepanze o ritardi nei pagamenti, il personale ha accesso online a tutte le informazioni memorizzate nelle cartelle dell’ordine.

Alcuni hanno previsto che, nel 21° secolo, la maggior parte dei lavori potrebbe essere fatta nell’ambito di organizzazioni virtuali e uffici senza carta. Alcuni addirittura hanno affermato che la settimana lavorativa scenderebbe a 35, o anche a 30 ore e che il troppo tempo libero porebbe diventare un problema. Ma la maggior parte di noi è ben lontana da questo stato di cose, vero? In realtà per esempio, nel corso degli ultimi venticinque anni gli americani hanno trascorso sempre più tempo al lavoro e questo fenomeno continua ad aumentare. Il nostro mondo sembra essere più veloce ad accelerare in anticipo il nostro livello di comfort e a creare effetti come stress, stanchezza e altri problemi di salute, solo per citarne alcuni. Negli affari, la costante pressione per ridurre i costi e fare di più con meno, spesso lascia i lavoratori in un ciclo senza fine di superlavoro e di sovraffaticamento che colpisce, in ultima analisi, la produttività e l’efficienza dell’intera organizzazione.

Qual è la soluzione? La gestione del tempo può aiutare. O meglio, un uso più efficace del tempo può aiutare. Se ci pensate bene, non dobbiamo davvero gestire il tempo bensì noi stessi e le 24 ore che ogni giorno ci vegono date. Avendo a disposizione strumenti e supporto, siamo in grado di gestire meglio noi stessi e le scelte che facciamo.

Suggerimenti per la gestione dell’uso del tempo

1. Date un’occhiata a DOVE trascorrere il vostro tempo. Può sembrare strano, ma consigliamo di prendere nota dei propri impegni in un calendario. Prova a tracciare le attività e i loro tempi per la prossima settimana e vedere come va effettivamente. Diventare più consapevoli su come si utilizza il tempo può aiutare a identificare le opportunità di cambiamenti che potrebbero alleviare le pressioni del tempo.
Chiedetevi: dove va il tempo? C’è un cambiamento che posso fare, per passare il tempo in modo più saggio?

2. DISTINZIONE TRA importante e urgente. Se si hanno 25 attività per un dato giorno, quante di queste si ha veramente bisogno di fare? Un ottimo modo è tentare di assegnare delle priorità alla vostra lista “da fare”, magari su base numerica (1 – poco importante, 10 – importantissimo) valutando due fattori ben precisi, l’importanza e l’urgenza. Si tratta di un approccio semplice e diretto per determinare importanza vs urgenza al momento di pianificare le vostre attività. La maggior parte delle volte, il concentrarsi sulle cose che sono importanti piuttosto che su quelle urgenti, si traduce in una maggiore efficacia.
Chiedetevi: Cosa ha veramente la priorità?

3. Pianificare il lavoro, SEMPRE. Vi è un costo in tempo e energia associato a lavorare in un modo confusionario senza un piano. in ogni lavoro c’è sempre bisogno di flessibilità, ma un piano preciso vi aiuterà a mantenere la messa a fuoco sugli obiettivi e misurare meglio i progressi.
Chiedetevi: Ho pianificato il mio lavoro in modo chiaro?

4. Perdere tempo. Il tempo perso non potrà mai essere recuperato. Alcuni esempi … navigare in internet, scrivere e leggere e-mail, chattare con i colleghi, andare in cerca di cose, e parlare al telefono. Alcune idee per ridurre lo “zapping” tra queste attività mangia-tempo sono:  programmare un momento o più momenti della giornata per le telefonate e le e-mail, organizzarsi in modo di non sprecare tempo alla ricerca di strumenti e documenti, utilizzare un servizio Internet di calendario / promemoria per tenere traccia di date importanti o eventi.
Chiedetevi: che cosa posso fare per eliminare perdite di tempo?

Come ha detto qualcuno “La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che il pilota sei tu.”

Diamo uno sguardo ai tipi di documenti generati in un business, che ci aiutano a capire il contesto del flusso di lavoro.

Un business tipico genera:

• Comunicazioni Giorno per giorno: corrispondenza, note interne, ecc…
• Controllo di gestione: piani aziendali, bilanci, reports, relazioni su progetti, ecc…
• Testi giuridici: contratti, verbali di trattative, certificato di incorporazione, ecc…
• Prodotti e grafici: blueprints, organizzazione grafici, specifiche di prodotto, processo di diagrammi di flusso, materiali di riferimento, ecc…
• Materiale pubblicitario: brochure, fotografie, comunicati stampa, ecc…
• Documenti contabili e fiscali: fatture, note di merce ricevuta, produzione, orari, presenze, buste paga, ecc…

Se si esamina la lista di cui sopra con attenzione, si nota che i documenti hanno la peculiarità di passare da persona a persona.

Ad esempio, una lettera potrebbe essere dettata da un manager, digitata da un segretario, firmata dal dirigente, inviata alla sezione posta dal segretario, da spedire a tramite posta con ricevuta di ritorno. Se questi movimenti non vengono pianificati attentamente, potrebbero verificarsi gravi danni commerciali.

• Aumento della produttività
• Veloce e facile accesso alle informazioni importanti
• Aumento dei risparmi in vari costi operativi
• Piccoli spazi di archiviazione fisica
• Efficienza di gestione del flusso di lavoro
• Efficienza di gestione delle informazioni
• Facilità di rispettare le norme statali per i record di conservazione
• Archivio ordini di acquisto, fatture, bolle di consegna, accordi e corrispondenza dei clienti in una banca dati centrale
• Archivio con accesso sicuro e che riduce il rischio di perdita dati
• Riduzione dei tempi di fornitura ovvero di soddisfazione delle richieste dei clienti
• Dati facilmente collegabili con la maggior parte delle soluzioni di CRM, sistemi di contabilità, SAP, ERP, ecc…

Per avere maggiori informazioni da esperti della gestione documentale e del workflow management, andate sul sito di Dotcom S.r.l. - specialisti in gestione documentale e conservazione sostitutiva documenti – http://www.dotcom.ts.it/

Niente più carta, tutto è immagazzinato in un PC! Ma questo concetto è ormai una realtà?

Nell’articolo “il cammino verso il paperless office” di Carrie Rivera pubblicato su Industrial Trend Office Solutions c’era una cosa divertente, l’autore ha detto che grazie alla combinazione di scanner desktop di piccole dimensioni con scanner ad alta velocità della rete, il vostro ufficio ha il potenziale per diventare privo di supporti cartacei, il che consente di estrarre i documenti con uno schiocco delle dita così come archiviarli elettronicamente.

In un’articolo “ufficio senza carta” si scrive, «Ora, però, noi crediamo fermamente di aver raggiunto un punto in cui il paperless office può diventare realtà, anche per coloro che non credono di avere competenze con il computer. Avendo messo in atto queste tecniche su me stesso, posso dire che ho vissuto una libertà ritrovata.”

Quando pensiamo a un ufficio senza carta, prevediamo un modo efficiente per condurre gli affari – qualcosa che non comprometta la qualità e faccia risparmiare tempo e fatica da parte nostra. Un’altra cosa è che tutti i documenti dell’uffice siano a portata di mano. Puoi portare con te i carichi di lavoro e i documenti, ma una volta ottenuto un vero ufficio senza carta, si può mettere tutto nella borsa e portarlo in qualsiasi parte del globo. Si può anche salvare una fortuna. È possibile tagliare le spese su carta, inchiostro e spazio per archiviazione!

Un altro punto cruciale che preoccupa le persone è la sicurezza. I documenti di business sono la linfa vitale di ogni azienda. Devono essere garantiti e custoditi. Analizzando le minacce alla sicurezza, due rischi devono essere evitati. In primo luogo – il rischio di furto, e il secondo – il rischio di perdere fisicamente i dati.

Il primo rischio può essere risolto con l’utilizzo di un software speciale. Dovete prendere un esperto per questo, perché questo davvero conta. Il secondo rischio può essere evitata anche grazie al backup. Noioso come potrebbe sembrare, ma è un “must” da fare.

Nell’articolo “paperless office – mito o realtà?” si dice: “Gli esperti hanno previsto negli ultimi trenta anni il concetto di ufficio senza carta. Eppure la ricerca da un libro di recente pubblicazione, Il mito del paperless office, indica che l’utilizzo della carta è aumentato e che questo aumento è dovuto all’introduzione di nuove tecnologie digitali. ”

Per quanto mi riguarda, non possiamo eliminare il 100% della carta. Noi siamo ancora una società basata sulla carta. La transizione avverrà gradualmente, e siamo al punto di sostenere la transizione. Mentre siamo in questa fase, dobbiamo ottenere il miglior uso dal cartaceo e dai media digitali.

Il modo migliore per iniziare a scegliere cosa è meglio per la tua azienda o per il tuo gruppo sarebbe quello di individuare:

1. Il numero delle persone coinvolte nel sistema di cui avete bisogno
2. I fattori e le esigenze connesse all’input (inserimento) e all’output (uscita) di dati/informazioni
3. Il processo necessario, dal concepimento allo smantellamento del sistema di gestione dei documenti